| تاریخ ارسال: 1400/4/12 |
نظم، چابکی و دقت نظر از مهمترین ارکان فعالیت موثر در حوزه اداری دانشگاه است. هرچند تلاش مدیران و کارکنان این حوزه در پیش زمینه موفقیتهای دانشگاه قرار دارد اما با نگاه عمیق و موشکافانه به کیفیت رشد و توسعه دانشگاه در سالهای اخیر، رد پای مدیریت و کارکنان حوزه اداری بسیار پررنگ و ملموس است.
آنچه می خوانید، شرح مختصری از فعالیتهای حوزه اداری دانشگاه، از زبان دکتر اکبر شیرزاد، مدیر امور اداری است.
لطفاً یک معرفی اجمالی از امور اداری و همکاران شاغل در آن حوزه ارائه بفرمایید.
مدیریت امور اداری دانشگاه یکی از مدیریت‌های زیرمجموعه معاونت اداری و پشتیبانی است که در حال حاضر ۸ نفر در آن شاغل هستند. سرکار خانم راحیل بابایی به عنوان کارشناس مسئول امور اداری، سرکار خانم معصومه محمدزاده به عنوان کارگزین، آقای هادی پورستار به عنوان کارشناس امور اداری، آقای ناصر تبریزی به عنوان متصدی امور دفتری و نامه‌رسان، سرکار خانم معصومه بابایی به عنوان مسئول دبیرخانه، سرکار خانم مینا خوش‌صحبت به عنوان کارشناس دبیرخانه و سرکار خانم زهرا بیگدلی به عنوان متصدی امور دفتری و بایگانی مشغول فعالیت هستند. اینجانب نیز به عنوان مدیر امور اداری در خدمت دانشگاه هستم.
اهم فعالیتهای حوزه امور اداری شامل چه مواردی است؟
از اهم فعالیتهای امور اداری می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- اجرای سیاست‌ها و خط مشی‌های دانشگاه در زمینه‌های مربوط به امور اداری
- ایجاد و نگهداری بانک اطلاعاتی پرسنلی و سوابق خدمتی و اداری کلیه پرسنل دانشگاه
- انجام امور مربوط به استخدام، تبدیل وضعیت، تمدید قرارداد و بازنشستگی اعضای هیأت علمی و غیرهیأت علمی
- صدور احکام کارگزینی برای اعضای هیأت علمی و غیرهیأت علمی در مواردی نظیر ترفیع پایه، ارتقاء رتبه، تبدیل وضعیت، اعمال مدرک تحصیلی و ...
- انجام امور مربوط به حضور و غیاب، ورود و خروج، اضافه‌کاری، مرخصی و مأموریت اعضای هیأت علمی و غیرهیأت علمی
- همکاری در امر تهیه و تنظیم و اصلاح مجموعه شرح وظایف، نمودار و پست‌های سازمانی دانشگاه
- بررسی و محاسبه حقوق و دستمزد نیروهای شرکتی
- ارزیابی سالیانه کارکنان
- برگزاری دوره‌های آموزشی ضمن خدمت کارکنان
- دریافت مکاتبات ورودی به دانشگاه و توزیع آن‌ها در سطح دانشگاه و همچنین ارسال مکاتبات به خارج از دانشگاه
چالش‌های موجود در حوزه اداری شامل چه مواردی بوده و چه راه‌حل‌هایی برای آن‌ها وجود دارد؟
تقریباً چالش‌های موجود در سایر دانشگاه‌ها در دانشگاه صنعتی ارومیه نیز وجود دارند؛ از جمله مشکلاتی که در دانشگاه ما وجود دارد عدم استفاده درست از اهرم‌های تشویقی و انگیزشی کارکنان است که نهایتاً منجر به بی‌انگیزه شدن نیروی انسانی متخصص و با کارایی و بهره‌وری بالا می‌شود. در واقع در دانشگاه ما مدیران میانی هیچ اختیار و ابزاری به غیر از استفاده از تقدیر کتبی، برای تشویق کارکنان با بهره‌وری بالا ندارند. این در حالی است که یک مدیر برای اداره امور باید از تمامی اختیارات، ابزار و اهرم‌های تنبیهی و تشویقی برخوردار باشد.
جایگاه امور اداری دانشگاه صنعتی ارومیه و حجم وظایف آن در مقایسه با سایر دانشگاه‌ها به چه صورتی است؟
طبق نمودار سازمانی مصوب دانشگاه، مدیریت امور اداری زیرمجموعه معاونت اداری و پشتیبانی بوده و دربرگیرنده کارگزینی، دبیرخانه و اداره عمومی و تدارکات است. با توجه به گستردگی جامعه مخاطب و ارتباط امور اداری با کلیه کارکنان و اعضای هیئت علمی، رصد و بروزرسانی دائمی برخی اطلاعات آماری، که مبنای تصمیمات کلان برای دانشگاه در سامانه هس قرار می گیرد، وظایف امور اداری دانشگاه در برخی موارد پرحجم و بنیادی است.
آیا ساختار فعلی چارت سازمانی دانشگاه را کافی و جوابگوی وظایف امور اداری می دانید؟
ساختار فعلی نمودار سازمانی دانشگاه برای انجام هر چه بهتر وظایف و مأموریت‌های دانشگاه نیاز به تغییرات و اصلاحاتی داشت که با برگزاری جلساتی با حضور مدیران ارشد دانشگاه، این تغییرات مشخص و اعمال شده و انشاالله به زودی نهایی شده و برای تصویب در هیأت محترم امنای دانشگاه، مراحل اداری آن توسط مدیریت محترم طرح و برنامه دانشگاه طی خواهد شد.
آنچه می خوانید، شرح مختصری از فعالیتهای حوزه اداری دانشگاه، از زبان دکتر اکبر شیرزاد، مدیر امور اداری است.
لطفاً یک معرفی اجمالی از امور اداری و همکاران شاغل در آن حوزه ارائه بفرمایید.
مدیریت امور اداری دانشگاه یکی از مدیریت‌های زیرمجموعه معاونت اداری و پشتیبانی است که در حال حاضر ۸ نفر در آن شاغل هستند. سرکار خانم راحیل بابایی به عنوان کارشناس مسئول امور اداری، سرکار خانم معصومه محمدزاده به عنوان کارگزین، آقای هادی پورستار به عنوان کارشناس امور اداری، آقای ناصر تبریزی به عنوان متصدی امور دفتری و نامه‌رسان، سرکار خانم معصومه بابایی به عنوان مسئول دبیرخانه، سرکار خانم مینا خوش‌صحبت به عنوان کارشناس دبیرخانه و سرکار خانم زهرا بیگدلی به عنوان متصدی امور دفتری و بایگانی مشغول فعالیت هستند. اینجانب نیز به عنوان مدیر امور اداری در خدمت دانشگاه هستم.
اهم فعالیتهای حوزه امور اداری شامل چه مواردی است؟
از اهم فعالیتهای امور اداری می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- اجرای سیاست‌ها و خط مشی‌های دانشگاه در زمینه‌های مربوط به امور اداری
- ایجاد و نگهداری بانک اطلاعاتی پرسنلی و سوابق خدمتی و اداری کلیه پرسنل دانشگاه
- انجام امور مربوط به استخدام، تبدیل وضعیت، تمدید قرارداد و بازنشستگی اعضای هیأت علمی و غیرهیأت علمی
- صدور احکام کارگزینی برای اعضای هیأت علمی و غیرهیأت علمی در مواردی نظیر ترفیع پایه، ارتقاء رتبه، تبدیل وضعیت، اعمال مدرک تحصیلی و ...
- انجام امور مربوط به حضور و غیاب، ورود و خروج، اضافه‌کاری، مرخصی و مأموریت اعضای هیأت علمی و غیرهیأت علمی
- همکاری در امر تهیه و تنظیم و اصلاح مجموعه شرح وظایف، نمودار و پست‌های سازمانی دانشگاه
- بررسی و محاسبه حقوق و دستمزد نیروهای شرکتی
- ارزیابی سالیانه کارکنان
- برگزاری دوره‌های آموزشی ضمن خدمت کارکنان
- دریافت مکاتبات ورودی به دانشگاه و توزیع آن‌ها در سطح دانشگاه و همچنین ارسال مکاتبات به خارج از دانشگاه
چالش‌های موجود در حوزه اداری شامل چه مواردی بوده و چه راه‌حل‌هایی برای آن‌ها وجود دارد؟
تقریباً چالش‌های موجود در سایر دانشگاه‌ها در دانشگاه صنعتی ارومیه نیز وجود دارند؛ از جمله مشکلاتی که در دانشگاه ما وجود دارد عدم استفاده درست از اهرم‌های تشویقی و انگیزشی کارکنان است که نهایتاً منجر به بی‌انگیزه شدن نیروی انسانی متخصص و با کارایی و بهره‌وری بالا می‌شود. در واقع در دانشگاه ما مدیران میانی هیچ اختیار و ابزاری به غیر از استفاده از تقدیر کتبی، برای تشویق کارکنان با بهره‌وری بالا ندارند. این در حالی است که یک مدیر برای اداره امور باید از تمامی اختیارات، ابزار و اهرم‌های تنبیهی و تشویقی برخوردار باشد.
جایگاه امور اداری دانشگاه صنعتی ارومیه و حجم وظایف آن در مقایسه با سایر دانشگاه‌ها به چه صورتی است؟
طبق نمودار سازمانی مصوب دانشگاه، مدیریت امور اداری زیرمجموعه معاونت اداری و پشتیبانی بوده و دربرگیرنده کارگزینی، دبیرخانه و اداره عمومی و تدارکات است. با توجه به گستردگی جامعه مخاطب و ارتباط امور اداری با کلیه کارکنان و اعضای هیئت علمی، رصد و بروزرسانی دائمی برخی اطلاعات آماری، که مبنای تصمیمات کلان برای دانشگاه در سامانه هس قرار می گیرد، وظایف امور اداری دانشگاه در برخی موارد پرحجم و بنیادی است.
آیا ساختار فعلی چارت سازمانی دانشگاه را کافی و جوابگوی وظایف امور اداری می دانید؟
ساختار فعلی نمودار سازمانی دانشگاه برای انجام هر چه بهتر وظایف و مأموریت‌های دانشگاه نیاز به تغییرات و اصلاحاتی داشت که با برگزاری جلساتی با حضور مدیران ارشد دانشگاه، این تغییرات مشخص و اعمال شده و انشاالله به زودی نهایی شده و برای تصویب در هیأت محترم امنای دانشگاه، مراحل اداری آن توسط مدیریت محترم طرح و برنامه دانشگاه طی خواهد شد.
دفعات مشاهده: 2244 بار |
دفعات چاپ: 730 بار |
دفعات ارسال به دیگران: 0 بار |
0 نظر
کد پستی : 17165-57166
صندوق پستی : 419-57155
فکس : 04431980251
ارتباط مستقیم با ریاست : po@uut.ac.ir
پست الکترونیکی : info@uut.ac.ir
آدرس : آذربایجان غربی، ارومیه، ابتدای جاده بند، بالاتر از گلشهر 2
کانال اطلاع رسانی رسمی دانشگاه : @daneshgah_uut
سامانه های دانشگاه
سرویس پست الکترونیکی دانشگاهپیوندهای تصویری
