13 نکته طلایی برای مدیریت زمان
هیچگاه از اینکه وقت کافی برای انجام کارها و پیشرفت در زندگی ندارید شکایت نکنید. شما همان تعداد ساعت در روز را در اختیار دارید که افراد موفقی مانند البرت اینشتین و پروفسور حسابی داشتهاند.تفاوت در روش، ترتیب و نحوهی مدیریت زمان است که باعث افزایش یا کاهش کارایی افراد میشود. نکات طلایی مدیریت زمان و افزایش کارایی را با هم مرور کنیم.
۱. ابتدا کارهای مهم را انجام دهید!
این قانون، قانون طلایی مدیریت زمان است. هر روز دو یا سه کار را که اهمیت بیشتری برای تکمیل شدن دارند شناسایی کنید و سعی کنید تا قبل از امور دیگر به آنها بپردازید.وقتی که کارهای مهم مد نظرتان را به پایان رساندید، میتوانید بگویید که روز موفقی داشتهاید. در چنین شرایطی شما امکان این را دارید تا به امور دیگر بپردازید یا اگر وقت و حوصله ندارید آنها را به روز بعد موکول کنید چرا که امور ضروری آن روز را انجام دادهاید.چنین روشی استرس و دغدغههای ذهنی شما را نیز تا حد قابل توجهی کاهش میدهد زیرا با رعایت این روش هیچگاه کارهای مهمتان که جزو دغدغههای اصلی روزانهتان است، باقی نخواهد ماند.
۲. نه گفتن را یاد بگیرید!
شما باید در صورت امکان برخی امور را به تعویق بیاندازید و حتی به برخی فرصتها و درخواستها جواب منفی دهید.هدف اصلی این است که شما فقط تعهداتی را بپذیرید که از عهدهی انجام آن بر میآیید و در مدت زمان مقرر میتوانید آن را به نحو احسن به انجام برسانید.
۳. خواب کافی داشته باشید!
برخی افراد خیال میکنند که با کاهش زمان خوابشان میتوانند کارهای بیشتری انجام دهند و بهرهوری خود را افزایش دهند؛ چنین روشی نه تنها باعث بهرهوری بیشتر نمیشود بلکه تمرکز را تا حد زیادی کاهش میدهد و کیفیت زندگی فرد را پایین میآورد.
مطالعات نشان می دهد که اکثر افراد برای داشتن عملکرد بهینهی مغزی و بدنی نیاز به 6 تا 7 ساعت خواب روزانه دارند. اگر در خواب روزانه چنین زمان بندی را رعایت کنید پس از مدتی نتایج آن را خواهید دید؛ بنابراین هیچگاه خواب و تاثیر آن را در زندگی دست کم نگیرید.
4. انجام کارها را به تعویق نیاندازید!
تقریبا همهی ما از به تعویق انداختن کارهایمان رنج میبریم و همیشه در ذهنمان برای کارهای عقب مانده برنامه ریزی میکنیم ولی در نهایت کاری انجام نمیدهیم. جملهی معروف "از شنبه فلان کار را انجام خواهم داد" نیز اشاره به همین مشکل دارد.
راه حل این مشکل، انجام سریع کارهای به تعویق افتاده است به بیان دیگر در انجام کارها سعی کنید تعلل نکنید و بلافاصله شروع به انجام آن نمایید. چنین رویهای در انجام کارها باعث میشود که شما استرس کمتری داشته باشید و کارهایتان به سرعت پیش برود. رمز موفقیت در این روش، مصمم بودن و پایداری در انجام و به پایان رساندن کارهاست.
5. اجازه ندهید که جزئیات کم اهمیت سرعت و انگیزهی شما را کاهش دهد!
اغلب اوقات به دلیل توجه بیش از اندازه به جزئیات، مدت زمان انجام پروژهها افزایش قابل توجهی مییابد. کمالگرایی در عین داشتن مزایای مختلف باعث میشود که پروژههای شما با تاخیر مواجه شوند.راهکاری که در این راستا وجود دارد تکمیل کار و توجه به جزئیات پس از اتمام کار است. برای نیل به این منظور بهتر است کارهای اصلی و عمده را به طور کامل انجام دهیم و سپس وارد جزئیات کار و دقت در ویژگیها و بهبود مشکلات جزئی شویم.
6. وظایف مهم و کلیدی را در خود تبدیل به عادت نمایید!
نویسندهای را در نظر بگیرید که مدام در حال نوشتن است و نوشتن امری منظم و همیشگی برای او به شمار میرود. به عنوان مثال تکمیل و بروزرسانی مقالات و رسیدگی به کارهای دانشجویان و تهیه و ارسال متون مختلف و مکاتبات اداری جزئی از کارهای روزمرهی این فرد به شمار میرود. شاید به لحاظ کمی، حجم نوشتن این فرد همانند بسیاری افراد دیگر باشد اما به دلیل ماهیت منظم و همیشگی، این کار برای او قابل کنترلتر است زیرا نوشتن برای او تبدیل به یک عادت شده است. چنین روالی به ندرت به هم میخورد زیرا این کار در ذهن او تبدیل به عادت شده است. عادت کردن به امور مهم و کلیدی باعث میشود تا از انجام آنها لذت ببریم.
7. در خصوص زمان و وقتی که صرف تلویزیون و اینترنت و بازیهای رایانهای میکنید واقع بین باشید!
صرف وقت زیاد برای مرور پیامها و چک کردن شبکههای اجتماعی و تماشای تلویزیون و فیلم میتواند موجب افت شدید کارایی روزانهی فرد گردد.بهتر است در خصوص صرف وقت برای فعالیتهای مذبور دقت بیشتری به خرج دهید و هر فعالیتی که وقت بیشتری از شما میگیرد را کاهش دهید. زندگی ما پر است از کارهای زاید و اضافی که با شناسایی و حذف آن ها می توان تا حد زیادی زمان بدست بیاوریم. کمی به امور روزانه ای که انجام میدهید دقت کنید؛ حتما شما نیز موارد زیادی از آنها را پیدا خواهید کرد که باعث کاهش کارایی شما میشوند .به عبارت دیگر مراقب دزدان زمان باشید!
8. برای تکمیل و اتمام کارهایتان محدودیت زمانی قرار دهید!
سعی کنید تفکر اشتباه "این کار را شروع میکنم و تاجایی ادامه میدهم که تمام شود" را با "این کار را تا سه ساعت تمام میکنم" جایگزین نمایید.محدودیت زمانی در انجام کارها علاوه بر افزایش کارایی موجب تمرکز بیشتر افراد میشود حتی اگر در نهایت مجبور شوید تا بازهی زمانی اتمام کار را افزایش دهید.
9. مابین کارهایتان مدت زمانی را برای تجدید قوا در نظر بگیرید!
وقتی پس از اتمام کاری بلافاصله و با عجله کار دیگری را شروع کنید؛ احتمال اینکه به طور کامل و درست از پس آن برآیید، کاهش مییابد زیرا در این حالت انگیزه و تمرکز شما برای انجام کار جدید کم است.فراهم کردن فرصتی برای استراحت و تجدید قوا در بین کارها و پروژهها باعث میشود تا مغزتان یک نفس راحت بکشد. یکی از الگوهای رفتاری سالم، تصویری از پدر خانواده است که کارهای روزمرهاش را رها کرده و میگوید: امروز جمعه است؛ برویم گردش!
جملهی فوق شاید کمی ساده به نظر برسد ولی اتخاذ چنین رویهای و استفاده از وقفههای کاری آخر هفته و لذت بردن از آن باعث میشود تا حجم کاری زیاد در طول هفته برایمان قابل تحملتر گردد.
۱0. هیچگاه به کل لیست بلند بالای کارهایی که باید انجام دهید، فکر نکنید!
راحتترین راهی که میتواند ارادهی شما را متزلزل کند، فکر کردن به لیست بلندبالای کارهایی است که باید انجام دهید. به یاد داشته باشید که چنین کاری هیچ تاثیر مثبتی در انجام امور ندارد و کاری از پیش نمیبرد.بهترین راه برای کسب نتیجهی مطلوب، اولویت بندی کارها و تمرکز بر انجام ترتیبی کارها است.
11. کمتر کار کنید!
در حقیقت کمتر کارکردن به معنی انجام کارهای واقعا مهم است. عجله نکنید. بر روی کاری که باید انجام دهید دقت کنید و تمرکزتان را حول امور مرتبط با آن قرار دهید. انجام تعداد کار محدود ولی مهم از انجام کارهای زیادی که قریب به اتفاق آنها ارزش زیادی ندارند، نتیجه بهتری به دنبال خواهد داشت.
12. زمانهای بیکاریتان را پر کنید!
ما معمولا در طول روز زمانهای تلف شدهی زیادی داریم که در این مدت هیچ کاری انجام نمیدهیم. اتاق انتظار پزشکان، انتظار برای اتمام جلسهی مسئولان یا انتظار در فرودگاه، مترو ، اتوبوس جاهایی هستند باعث اتلاف زمان ما میشوند. سعی کنید برخی کارهایتان را در چنین زمانهایی انجام دهید؛ به عنوان مثال در این زمانها مقالات و کتابهایی را که در دست مطالعه دارید را مرور و مطالعه کنید یا پیامهای شخصی خود را در چنین زمانهایی چک کنید. چنین رویهای باعث میشود که کارایی شما افزایش قابل ملاحظهای یابد.
13. روی برنامهی کاریتان متعهد باشید!
سعی کنید تا میتوانید بر روی برنامهی کاریتان متعهد باشید. داشتن روحیه تعهدگرایانه،مصمم بودن، پیگیر بودن و داشتن عملکرد حرفهای در انجام کارهایتان میتواند در این راستا شما را یاری دهد.